Personalwirtschaft

Monatlich

• laufende Standard-Lohnabrechnung auf Basis der zur Verfügung gestellten Informationen inkl. Übermittlung der Daten an Finanzverwaltungen, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften etc.

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  Erstellung der Zahlungs/ Überweisungsaufträge für die Freigabe durch das Unternehmen

Jährlich

gesetzlich vorgeschriebene Lohnsteuerjahresausgleiche und Erstellung der gesetzlich notwendigen Jahresmeldungen:

• freiwilliger Lohnsteuerjahresausgleich bei weniger als 10 Mitarbeitern

Fallweise/bei Bedarf:

• Einrichten/Ändern Lohnabrechnung
• Lohn-Hotline: telefonische Hilfe bei allen Lohnfragen
• Lohn-Sofort-Service: Express-Erstellung und Bereitstellung der Lohnabrechnung innerhalb von 24 Stunden
• Prüfung des Berufsgenossenschaftsbescheids
• Bereitstellen Organisationsmittel für die Aufzeichnung von Lohn- und Gehaltsdaten inkl. Einweisung
• Prüfung vorerfasster Lohndaten beim Einsatz der Lohn-Vorerfassung im Unternehmen

Sicherstellen zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht, dass die Daten während der Aufbewahrungsdauer jederzeit maschinell lesbar verfügbar sind:

• Unterstützung bei Prüfungen, z. B. Lohnsteuerprüfung, Sozialversicherungsprüfung

Sonderabrechnungen:

• Baulohn
• Individuelle Tarife
• Kurzarbeit
• Pfändung
• Tantieme
• Berücksichtigung Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
• Nachberechnung/Wiederholungsabrechnung aufgrund korrigierter Unternehmensmitteilung
• Bereitstellung z.B. über SOKA-BAU o.ä.

Monatlich

Weg der Bereitstellung:

• online
• auf Papier
• E-Mail

Für Unternehmen monatlich:

• DÜ-Protokolle Löhne und Gehälter
• DÜ-Protokoll sonstige Überweisungen (z. B. Krankenkasse und Finanzamt)
• Buchungsbeleg
• Beitragsnachweise
• Lohnsteueranmeldung

Für Mitarbeiter monatlich:

• Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge (Papier) direkt
• Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge (online) direkt
• Abrechnung der Brutto- Netto-Bezüge (Papier) über Unternehmen/Arbeitgeber

Jährlich

Für Arbeitgeber jährlich:

• Datenübermittlungsprotokoll Jahresmeldungen
• Versicherungsnachweis Sozialversicherung
• Lohnsteuerbescheinigung
• Datenübermittlungsprotokoll Berufsgenossenschaftswerte

Für Mitarbeiter jährlich:

• Jahres-Lohnsteuerbescheinigung
• Versicherungsnachweis Sozialversicherung

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  Archivierung der Daten im DATEV-Rechenzentrum

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  Erstellung einer DVD mit allen Lohnunterlagen (für Betriebsprüfungen)

• Zulieferung von vorsortierten abrechnungsrelevanten Belegen im Pendelordner
• Zulieferung von abrechnungsunabhängigen Informationen, z. B. Änderung von Mitarbeiterdaten (wie Adressänderung, neue Mitarbeiter) auf Papier-Erfassungsvorlagen per E-Mail/Telefax
• Zulieferung von abrechnungsrelevanten Informationen, z. B. geleistete Stunden auf einer elektronischen Erfassungsvorlage per Excel
• zeitnahe Online-Vorerfassung inkl. Stammdaten, z. B. Änderung Festbezug, Adresse, Lohnart (Kanzlei stellt Software Lohn Vorerfassung (Bestandteil von Unternehmen online) bereit)

Monatlich/ Jährlich

• Meldungen Schwerbehindertenausgleichsabgaben
• Statistiken, z. B. für Statistisches Landesamt

Fallweise/bei Bedarf:

• Antrag auf Kurzarbeitergeld
• Erstattungsantrag Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1) und Mutterschaft (U2)
• Erstattungsantrag Entgeltersatzleistungen
• Verdienstbescheinigung für Arbeitsamt bei Austritt eines Mitarbeiters
• An-/Ab-/Änderungsmeldungen an die Krankenkasse
• Sofortmeldung neuer Arbeitnehmer an die Deutsche Rentenversicherung
• telefonische Unterstützung beim Ausfüllen durch Unternehmen

• Entgeltbescheinigung
• Arbeitsbescheinigung (amtl. Formular)

Für Arbeitgeber fallweise:

• Versicherungsnachweis Sozialversicherung
• Lohnsteuerbescheinigung
• DÜ-Protokoll zum Erstattungsantrag (inkl. Berechnungsschema)
• Übersicht DÜ-Erstattungen
• Übersicht DÜ Entgeltersatzleistungen (EEL)

Für Mitarbeiter fallweise:

• Versicherungsnachweis Sozialversicherung
• Lohnsteuerbescheinigung
• Mitarbeiterauswertungen Entgeltersatzleistungen (EEL)

• anlassbezogene Informationen

Berechnungen einzelner/aller Mitarbeitergehälter/-löhne

• Simulation von Lohnerhöhungen
• Simulation ausgewählter Gestaltungsalternativen
  • Vergleich unterschiedlicher Steuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Kinderfreibetrag)
  • betriebliche Altersvorsorge für Personal
  • aktuelle Rechtsänderungen, z. B. Nutzung Pkw
  • Vergleich von Vergütungsalternativen bei Neuanstellungen
• Ermittlung verrechenbarer Arbeitsstunden (z. B. bei Handwerkern)

• Abrechnung und Effektivkosten
• Kapazitätsplanung mit geringfügiger Beschäftigung
• Personalkosten und Stundensatz
• Gutachten zur steueroptimalen Gehaltsgestaltung (Kfz-Nutzung)

Zulieferung Informationen (z. B. telefonisch)

• Erfassen und Prüfen der Reisedaten
• Abrechnung der Reisekosten auf Basis aller gesetzlichen Pauschalen und ggf. individueller Reiserichtlinien

• Reisekostenantrag und -abrechnung
• Liste der Reisekosten
• Verpflegungsmehraufwendungen auf der Lohnsteuerbescheinigung

• Vorerfassung der Reisedaten durch Unternehmen (Softwarebereitstellung durch Kanzlei, ggf. Routenplaner und Fahrtenbuch)
• Zulieferung von vorsortierten abrechnungsrelevanten Belegen, wie unter 1. Lohnabrechnung

• Planung und Ermittlung der Personalkosten aller Mitarbeiter
• Überwachung der Entwicklung der Personalkosten
• Zuordnung von Mitarbeitern zu Kostenstellen/-träger

• Personalkostenübersicht nach Abteilung (oder alternativ nach Kostenstelle)
• Personalkostenplan: monatl./jährlich Personalkosten/Zeiten
• Kostenstellenliste (nur Lohnkosten)
• Arbeitszeitkonten
• Controllingreport

• geplante Änderungen bei Gehältern und Löhnen sowie bei der Personalkapazität

• Führen der Personalakten, inkl. Urlaubskonten und Fehlzeiten
• Terminverwaltung und -erinnerung, z. B. bei offenen Mitarbeitergesprächen, Ende von Probezeit, Verträgen, Erziehungsurlaub
• Unterstützung bei Schriftstücken, z. B. bei Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Anschreiben

• Verträge mit Mitarbeitern
• Urlaubsplan
• Urlaubsübersicht

• Unterlagen der Personalabteilung
• Informationen zu Urlaub