Rechnungswesen und unterjähriges Controlling

Kanzlei

• bucht Einnahmen/Ausgaben (Einnahmenüberschussrechnung), Vorbereitung Jahresabschluss
• erstellt die Finanzbuchführung sowie Vorbereitung des Jahresabschlusses für Bilanz (jährliche Abgrenzungen usw.)
• Datenübermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung an die Finanzverwaltung (mtl./ vierteljährl.)
• Datenübermittlung der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

Fallweise/bei Bedarf:

• Datenübermittlung an statistische Ämter

Organisatorisch:

• Sortieren der Belege
• Digitalisierung: Faxen/Einscannen der Belege
• Abholen bzw. Bringen der Pendelordner
• Einweisung in die Belegerfassung

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  Zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungsdauer jederzeit maschinell lesbar verfügbar sind.

• Betriebswirt. Kurzbericht (BKB)1
• Kurzfristige Erfolgsrechnung (KER)1
• Vorjahresvergleich
• Konten
• Summen- und Saldenliste
• Umsatzsteuervoranmeldung (inkl. Zusammenfassende Meldung)

Weg der Bereitstellung:

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier
• persönliche Übergabe

Rhythmus:

• monatlich
• quartalsweise
• jährlich (bzw. bei Bedarf)

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  Meldung an statistische Ämter

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  Archivierung der Daten im DATEV-RZ
• Erstellung einer Rechnungswesen-Archiv-DVD (für Betriebsprüfung)
• revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen über Belegverwaltung online in Unternehmen online

• Zulieferung vorsortierter Belege (auch nur jährlich anfallende Belege) in Pendelordnern sowie von Informationen, z. B. Eigenverbrauch, Gesellschafterverträge
• zeitnahe Bereitstellung digitalisierter Belege einschließlich der elektronischen Rechnungen
• Belege werden vom Unternehmen erfasst, Softwarebereitstellung durch Kanzlei
  • Unternehmen online
  • Kassen-/ Warenerfassung Office
  • Auftragsmanager, -bearbeitung
• durch Unternehmen selbst beschaffte Software: …

• Debitoren und Kreditoren (bei nicht zum festen Stamm gehörenden Kunden im Konto „Diverse“)
• alle Kreditoren/Debitoren auf einzelne Personenkonten

• fallweise: Branchenvergleich
• OPOS-Liste
• statische Liquidität
• Kapitaldienstgrenze-BWA
• Liquiditätsvorschau
• Grafik zur KER
• Wertenachweis
• Grafik Vorjahresvergleich
• Controllingreport (Liquiditätsrelev.)

Weg der Bereitstellung

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier
• persönliche Übergabe

Rhythmus:

• wöchentlich
• monatlich
• quartalsweise
• jährlich (bzw. bei Bedarf)

• Zulieferung vorsortierter Belege (auch nur jährlich anfallende Belege) in Pendelordnern sowie von Informationen, z. B. Eigenverbrauch, Gesellschafterverträge
• zeitnahe Bereitstellung digitalisierter Belege einschließlich der elektronischen Rechnungen
• Belege werden vom Unternehmen erfasst, Softwarebereitstellung durch Kanzlei
  • Unternehmen online
  • Kassen-/ Warenerfassung Office
  • Auftragsmanager, -bearbeitung
• durch Unternehmen selbst beschaffte Software: …
• Zugriffsberechtigung für Kanzlei auf die Bankkontoumsätze des Unternehmens

• monatliche Bestandsveränderungen
• monatliche Abgrenzungen jahresbezogener oder quartalsweiser Einnahmen und Ausgaben, z. B. Jahresversicherungen, 13. Gehalt, Zinsen, Disagio
• monatliche steuerliche Abschreibung der Anlagegüter oder
• monatliche kalkulatorische Abschreibung der
• Anlagegüter
• monatliche kalkulatorische Kosten, z. B. kalkulatorische Zinsen, Miete
• sonstige monatliche Abgrenzungen, z. B. Rückstellungen
• Entwicklung individueller Überwachungskriterien

• Buchungsliste Anlagegüter
• Entwicklung Anlagevermögen
• 3-Jahresvergleich (BWA)
• Controllingreport gesamt
• Auswertung der Prüfkriterien

Weg der Bereitstellung:

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier
• persönliche Übergabe

Rhythmus:

• wöchentlich
• monatlich
• quartalsweise
• jährlich (bzw. bei Bedarf)

• Zulieferung vorsortierter Belege (auch nur jährlich anfallende Belege) in Pendelordnern sowie von Informationen, z. B. Eigenverbrauch, Gesellschafterverträge
• zeitnahe Bereitstellung digitalisierter Belege einschließlich der elektronischen Rechnungen
• Belege werden vom Unternehmen erfasst, Softwarebereitstellung durch Kanzlei
  • Unternehmen online
  • Kassen-/ Warenerfassung Office
  • Auftragsmanager, -bearbeitung
• durch Unternehmen selbst beschaffte Software: …
• Zugriffsberechtigung für Kanzlei auf die Bankkontoumsätze des Unternehmens

Vereinbarung über Umfang und Details der Nebenleistung Mahnwesen/Forderungsmanagement (gilt nicht für Zahlungsverkehr) für Freigabe durch Unternehmen Erstellung

• Zahlungsvorschlagslisten, Zahlungsvorschläge Lieferantenrechnungen
• Lastschriften Kundenrechnungen (Einzugsermächtigung, Abbuchungsauftrag)
• SEPA-Lastschriften Kundenrechnungen (Basis-Lastschrift, Firmen-Lastschrift)
• Mahnungen/-vorschläge
• Versand Mahnungen durch Kanzlei
• Vorschlagsliste Zahlungen
• Vorschlagsliste Mahnungen
• Überweisungen, Lastschriften
• Mahnungen
• Forderungsaltersreport

• Im Auftrag des Mandanten Datenbereitstellung für:
• DATEV Factoring
• Inkassounternehmen
• Rechtsanwalt, z. B. zur Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Weg der Bereitstellung:

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier

• Lieferung Informationen für Einrichtung (Ersteinrichtung, Änderungen) Zahlungsverkehr: Stammdaten zu den Lieferanten, wie z. B. Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen
• Lieferung Informationen für Einrichtung (Ersteinrichtung, Änderungen) Mahnwesen: Stammdaten zu Kunden, wie z. B. Mahnfristen, Mahnzinsen, Gestaltung Mahnformular
• Zustimmungserklärung für Datenweitergabe an Dritte (DATEV Factoring, Inkassounternehmen, Rechtsanwalt)

• Erstellung Soll-Ist-Vergleich auf Basis Unternehmensplanung
• Erstellung einfacher Jahresplan, Soll-Ist-Vergleiche
• Erstellung detaillierter, unterjährig rollierend angepasster Jahrespläne, Soll-Ist-Vergleiche

• BWA-Planwerte
• Soll-Ist-Vergleich (BWA), GuV, Bilanz, Finanzflussrechnung
• Controllingreport: Erfolgsplanung und Planerreichung
• Liquiditätsvorschau
• Planungsradar

Weg der Bereitstellung:

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier
• persönliche Übergabe

Rhythmus:

• wöchentlich
• monatlich
• quartalsweise
• jährlich (bzw. bei Bedarf)

• Zulieferung von Planzahlen durch Unternehmen
• Zulieferung von Planungsprämissen durch Unternehmen
• Zulieferung von Informationen zu geplanten Maßnahmen, veränderten Einnahmen u. Ä.

Einrichtung, Pflege und Erstellung der Kostenstellen-/ -trägerrechung:

• Aufteilung nach Kostenstellen/-träger
• Konsolidierung von Kostenstellen/-trägern
• Erstellung Soll-Ist-Vergleich

Betriebsabrechnungsbogen inkl. Vorjahresvergleich und/oder Soll-Ist-Vergleich

• Chefübersicht Gesamtunternehmen inkl. Vorjahresvergleich und/oder Soll-Ist-Vergleich
• Zeitreihe

Weg der Bereitstellung:

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier
• persönliche Übergabe

Rhythmus:

• wöchentlich
• monatlich
• quartalsweise
• jährlich (bzw. bei Bedarf)

• Zulieferung Informationen, welche Positionen zu welchen Kostenstellen/-trägern gehören (Ersteinrichtung und Änderungen)
• Zulieferung von Planzahlen

• Erstellung Unterlagen für Bank, z. B. Kreditgesuch
• Vorabgespräch zur Vorbereitung auf Bankgespräch
• Begleitung beim Bankgespräch
• Prüfung alternativer Finanzierungsmöglichkeiten, z. B. Umschuldung
• Analysen

Fallweise:

• Kapitaldienstgrenze-BWA
• 3-Jahresvergleich (BWA)
• Planungsbericht
• Hochrechnung (z. B. bei Investition)
• Gutachten zur Vorfälligkeitsentschädigung
• Liquiditätsvorschau

Für die Bank:

• jährlich: Bilanz, GuV, Fälligkeitsliste
• unterjährig: BWA/Controllingreport, SuSa/Wertenachweis

Zur Besprechung mit Unternehmer:

• Unternehmensanalyse
• Stärken-Schwächen-Analyse (qualitative Faktoren)
• Auswertung nach Bankenschemata

• Lieferung der für den Anlass notwendigen Informationen

• Unternehmen bucht mit selbst beschaffter Software, Kanzlei prüft Buchführung auf Korrektheit/Plausibilität anhand von Stichproben, bei Bedarf Vornahme von Korrekturbuchungen
• Kanzlei stellt Software zur Verfügung, unterstützt bei Software-/Handlingsfragen, auch per Mandantenfern-betreuung, prüft Buchführung umfassend auf Korrektheit und Plausibilität, führt Korrekturbuchungen durch und übergibt diese an die Unternehmensbuchführung (Übernahme durch Unternehmen über Vorlaufimport)
• Finanzbuchführung
• Kostenrechnung
• Kanzlei unterstützt durch unterjähriges Controlling
• Kanzlei führt einen Qualitäts-Check Finanzbuchführung durch

• Prüfergebnisse (Überwachungsbericht)
• Erstellung korrigierter Auswertungen (bei kanzleigestellter Software)
• Liquiditätsvorschau
• Controllingreport
• Ergebnisse Qualitäts-Check Finanzbuchführung

Weg der Bereitstellung:

• online (mit DATEV mIDentity)
• E-Mail als PDF
• auf Papier
• persönliche Übergabe

Rhythmus:

• monatlich
• quartalsweise

• Unternehmen übergibt regelmäßig Finanzbuchungsdaten aus der selbst beschafften Software über
  • ASCII-Schnittstelle/ DATEV-Format
  • DATEV-Postversanddaten-Schnittstelle
  • Sonstige:________________
• Unternehmen stellt regelmäßig Buchungsdaten zur Verfügung über DATEV-Software
  • per DATEV-Format Export